Представьте себе такую ситуацию: кадровый работник сталкивается с трудовой книжкой нового сотрудника, в которой на последнем развороте после записи об увольнении имеется незаполненная строка. Каким образом лучше поступить? Вписать новую запись в эту одну оставшуюся строку или же переключиться на новый разворот? Многие ошибочно полагают, что записи в трудовой книжке должны быть строго последовательными и без пробелов. Этот миф вызывает у кадровиков ненужное беспокойство, ведь oftentimes записи в трудовых книжках не так уж просты.
Закон на стороне кадровиков
Согласно актуальному законодательству, пропуск строк в трудовой книжке полностью допустим! И это не только законно, но и может свидетельствовать о аккуратности ведения документа. Основной регулирующий акт, касающийся трудовых книжек — Приказ Минтруда России от 19.05.2021 N 320н. Этот приказ четко формулирует все необходимые правила.
Важно отметить, что в пункте 3 Приложения № 2 данного приказа не содержится ни слова о строгом следовании последовательности записей или запрете на пропуски. Наоборот, миф о необходимости заполнять каждую строку, как правило, возник в советские времена и не имеет под собой реальной юридической основы. Таким образом, кадровики могут абсолютно спокойно начинать новую запись с чистого разворота трудовой книжки, независимо от наличия незаконченных строк.
Когда пропуск строк является оправданным?
Ситуации, когда разумно оставить незаполненные строки, бывают разные:
- Неудобное расположение: последняя строка может находиться в неудобном месте для заполнения, что делает новую запись на чистом листе более предпочтительной.
- Предотвращение ошибок: написание важных сведений в оставшейся строке может привести к небрежности и ошибкам, поэтому оставление пустого места — более аккуратное решение.
Не стоит забывать и об эстетике. Запись на новом развороте выглядит более аккуратно и будет легче для восприятия, как сейчас, так и через много лет.
Рекомендации по внесению записей
Следует помнить, что вне зависимости от того, с какой строки начинается новая запись, необходимо придерживаться строгих правил:
- Убедитесь, что у вас имеются все необходимые документы: трудовой договор и приказ о приеме.
- Строки записи должны быть четкими, грамотными и не содержать сокращений.
- Запись заверяется печатью организации и подписями ответственных лиц.
Кадровые специалисты должны помнить, что главное — делать записи аккуратно и со знанием дела, что поможет избежать будущих проблем и сохранить профессионализм.
